Kui kõik tundub kiire: kuidas seada prioriteete ja olla iseendale parem juht?

Oma igapäevatöös loovagentuuris näen sageli olukordi, kus korraga on laual palju erinevaid projekte ja nende kõigi tähtaeg tundub kriitiline. Olen aastate jooksul näinud ka projektijuhte, kes vaatavad seda tööde hulka ega oska kusagilt alustada. Mõnikord on esimene reaktsioon olnud isegi nutt – kõike on lihtsalt liiga palju ning prioriteetide seadmine tundub võimatu.

Sellises olukorras alustatakse sageli kõige ajakriitilisematest ülesannetest. Need ei pruugi aga olla tegevused, mis loovad sel hetkel kõige rohkem väärtust. Kiireloomulisus haarab meie tähelepanu kergemini kui olulisus ning nii muutume reaktiivseks: lahendame järjest seda, mis kõige valjemini tähelepanu nõuab. Samal ajal tundub, et planeerimiseks, tervikpildi vaatamiseks ja oma valikute mõtestamiseks lihtsalt ei ole aega.

Minu kogemus ütleb vastupidist. Mida kriitilisem on olukord, seda vajalikum on korraks peatuda ja mõelda läbi, kuidas edasi liikuda. Ka lühike paus aitab eristada päriselt olulist lihtsalt kiireloomulisest ning vältida tormamist vales suunas.

Parimal juhul on tiimis juht, kelle poole saab pöörduda ja kes aitab taastada fookuse, seada prioriteedid ning uuesti järje peale saada. Väga sageli sellist tuge aga käepärast ei ole. Seepärast jagan sinuga mõningaid juhiseid, mis aitavad sul keerulises olukorras iseendale parem juht olla.

Prioriteetide seadmine algab teadlikest valikutest

Kui kõik tundub pakiline, võib surve asju pidevalt edasi viia sundida meid tegema reaktiivseid otsuseid. Nii jääb vähe ruumi nii järelemõtlemiseks kui ka taastumiseks.

Selle asemel et püüda kõiki nõudmisi jooksvalt tähtsuse järjekorda seada, tasub teha teadlikke valikuid selle kohta, kus sinu tähelepanul, otsustusvõimel ja kogemusel on kõige suurem mõju.

Prioriteet ei näita ainult seda, mida sa teed. See tähendab ka otsustamist, mida teed hiljem, mida saad delegeerida ja millest tuleb vähemalt praegu loobuda. Kui kõik ülesanded jäävad korraga aktiivseks, ei ole tegelikult ükski neist prioriteet.

Järgmised kolm testi aitavad sul oma valikuid selgemalt hinnata.

1. Asendatavuse test

Küsi endalt: kas just mina olen selle otsuse tegemiseks kõige sobivam inimene või tegelen sellega lihtsalt seetõttu, et see on vaikimisi minu lauale jõudnud?

Kõik ülesanded ei vaja sinu isiklikku tähelepanu ega otsustusvõimet. Osa tööst võib kuuluda kellelegi teisele või olla midagi, mille eest saab vastutuse üle anda. Delegeerimine ei tähenda vastutusest loobumist, vaid teadlikku otsust kasutada inimeste aega ja võimeid paremini.

Hoia oma tähelepanu eelkõige otsustel, mis:

• määravad töö või projekti suuna;

• mõjutavad mitut inimest või valdkonda;

• nõuavad sinu kogemust ja hinnangut;

• ei ole lahendatavad üksnes olemasoleva info või analüüsi põhjal.

Küsi endalt: mida saan teha ainult mina ja mille tegemiseks ei pea tingimata olema mina?

2. Kasvava mõju test

Küsi endalt: kas see otsus loob väärtust, mis kasvab aja jooksul, või leevendab see üksnes tänast survet?

Kiiretes olukordades kipume keskenduma probleemidele, mis vajavad kohe lahendamist. See on vahel vältimatu, kuid kui kogu meie aeg kulub ainult tulekahjude kustutamisele, jäävad tähelepanuta tegevused, mis aitaksid uusi tulekahjusid ennetada.

Anna rohkem tähelepanu valikutele, mis:

• arendavad inimesi ja meeskonna võimekust;

• loovad paremaid tööviise ja süsteeme;

• hoiavad ära probleemide kordumise;

• toetavad pikaajalisi eesmärke;

• parandavad tulevasi tulemusi.

Näiteks võib ühe kiireloomulise ülesande ise ära tegemine tunduda kõige kiirem lahendus. Pikemas perspektiivis võib aga olla väärtuslikum võtta aega, et õpetada kolleegile, kuidas ta saaks sarnase olukorra tulevikus iseseisvalt lahendada.

Küsi endalt: milline tänane valik teeb minu või meie meeskonna töö homme lihtsamaks?

3. Hirmu test

Küsi endalt: kas lükkan seda otsust edasi seetõttu, et see ei ole õige, või seetõttu, et kardan selle tagajärgi?

Mõnikord ei hoia kõiki prioriteete aktiivsena mitte nende tegelik olulisus, vaid meie soov vältida ebamugavat vestlust või otsust. Võib-olla kardame kellelegi „ei” öelda, tähtaega ümber rääkida, abi küsida või tunnistada, et kõike ei ole võimalik korraga ära teha.

Sellisel juhul tasub hinnata ka tegevusetuse hinda:

• Mis juhtub, kui ma otsust edasi lükkan?

• Kelle tööd see mõjutab?

• Milline probleem võib selle tõttu suureneda?

• Kui palju aega ja energiat kulub otsustamata jätmisele?

• Millest pean loobuma, kui jätan kõik senised prioriteedid jõusse?

Seejärel tee teadlik valik, selle asemel et lasta ebamugavustundel kõiki ülesandeid korraga elus hoida.

Kui kõike on liiga palju, peatu korraks

Peatumine keset kiiret tööperioodi võib tunduda ajaraiskamisena. Tegelikult võib just see olla kõige väärtuslikum hetk kogu päeva jooksul.

Võta kas või kümme minutit ning kirjuta üles:

1. Milline tulemus on praegu kõige olulisem?

2. Milline ülesanne on lihtsalt kiire, kuid loob vähe väärtust?

3. Mida saan delegeerida?

4. Mida saan edasi lükata või üldse tegemata jätta?

5. Millise ebamugava otsuse olen seni edasi lükanud?

6. Mis on järgmine kõige olulisem konkreetne samm?

Hea ajaplaneerimine ei tähenda seda, et suudame järjest rohkem ülesandeid oma päeva mahutada. See tähendab oskust valida, millele anname oma piiratud aja, tähelepanu ja energia.

Kui sul ei ole keerulisel hetkel juhti, kes aitaks sul fookuse taastada, saad neid küsimusi kasutades ise korraks kõrvaltvaataja rolli astuda. Sa ei pea leidma kohe ideaalset lahendust. Esmalt on vaja luua selgus, millises suunas teha järgmine teadlik samm.

Sest kõige kiiremal hetkel ei pruugi parim lahendus olla veel kiiremini tegutseda. Mõnikord on parim järgmine samm hoopis peatuda, mõelda ja alles seejärel liikuma hakata.

Artikli koostamisel on kasutatud Harvard Business Review’ artikli „Prioritizing When Everything Feels Urgent” ideid.